- correspondências seguros
- correspondências prováveis
- exceções
- conflitos
O que é comparação?
Matching é a associação entre registros que podem representar o mesmo evento. Um Pix de R$ 850 e um título do mesmo valor e data são candidatos, mas outros identificadores podem ser necessários para confirmar a relação.
Quais critérios podem ser usados?
Combine os campos disponíveis e registre a regra usada. Quanto mais eventos parecidos houver, mais cuidado será necessário para evitar uma associação incorreta.
Valor
O valor ajuda a localizar candidatos. Ele não deve ser o único critério quando há movimentos repetidos ou valores iguais.
Data
Uma janela de datas pode contemplar diferenças de registro e compensação. Defina a tolerância de acordo com o tipo de operação.
Documento
Identificadores de boleto, Pix, documento e referências do sistema ajudam a diferenciar eventos parecidos.
Histórico
A descrição pode conter nomes e referências úteis. Textos abreviados ou inconsistentes precisam de tratamento antes da comparação.
Contraparte
Nome ou identificador do cliente ou fornecedor pode reduzir associações indevidas. Confira a qualidade do cadastro.
Conta bancária
Mantenha a conta como critério da comparação. Um registro não pode ser associado a uma transação de outra conta por coincidência de valor.
O que são regras de tolerância?
Uma diferença pode ter explicação, como uma tarifa. Em um título de R$ 1.000 liquidado por R$ 990, os R$ 10 precisam ser identificados e tratados conforme a regra aprovada. A tolerância gera uma hipótese verificável, sem esconder o valor.
Tolerância não deve ser desculpa para esconder diferença. Ela deve produzir uma explicação.
Como tratar relações 1:1, 1:N e N:1
Considere uma transação para um título, um movimento para vários títulos e vários movimentos para uma obrigação. Agrupamentos e pagamentos parciais exigem regras além da comparação individual.
O que deve ir para exceção?
Separe valores sem par, múltiplos candidatos, diferenças fora da tolerância, duplicidades e dados incompletos. A rotina precisa deixar claro por que cada registro ficou pendente.
- valores sem correspondência
- múltiplos candidatos
- diferença acima da tolerância
- data fora da janela
- recebimento sem cliente
- pagamento sem obrigação
- estorno
- duplicidade
- transação incompleta
- regra conflitante
Como organizar a fila de exceções
Inclua motivo, valor, data, conta, candidatos e evidência. Defina responsável, situação e prazo de tratamento de acordo com o processo da empresa.
- motivo
- valor
- data
- conta
- possível contraparte
- candidatos
- responsável
- prazo
- evidência
- status
Quais controles não podem desaparecer com a automação?
A automação precisa manter o histórico das decisões e os controles de acesso. Confira quem pode criar regras, alterar dados e aprovar resultados.
Trilha de auditoria
Registre quem confirmou a correspondência, quando e com qual regra. Isso permite revisar a conclusão depois.
Segregação
Separe execução e aprovação quando o risco da operação exigir. Permissões precisam acompanhar essa divisão.
Logs
Registre importações, falhas de conexão e alterações de regra. Uma execução incompleta deve ser identificável.
Revisão amostral
Faça verificações de amostras conforme o risco, especialmente depois de mudanças nas regras. Uma taxa alta de correspondência não garante acerto.
Versionamento de regras
Guarde a versão das regras e o motivo das alterações. Sem esse histórico, fica difícil explicar resultados diferentes entre períodos.
OFX ou integração automática?
OFX e conexões bancárias podem alimentar a conferência. A escolha depende das instituições, das ferramentas, da frequência e dos controles necessários.
Open Finance pode ser usado na automação?
Soluções compatíveis podem usar compartilhamento autorizado no Open Finance para obter dados. O recurso de acesso não substitui a lógica de comparação com o sistema interno.
Como medir a automação da conciliação?
Acompanhe correspondências automáticas, exceções, falsos positivos e tempo de resolução. Avalie também pendências antigas, volume por regra e ajustes manuais.
- taxa de correspondência automático
- taxa de exceção
- falso positivo
- tempo médio de resolução
- idade das exceções
- volume por regra
- quantidade de ajustes manuais
Quando vale automatizar?
Volume alto, várias contas e regras repetidas podem justificar o projeto. Verifique se a base interna está organizada e se há responsáveis pelas exceções.
- alto volume
- várias contas
- regras repetitivas
- rotina diária
- equipe gastando horas em conferência
- ERP estruturado
- necessidade de trilha
- dificuldade para fechar rápido
Quando não automatizar ainda?
Se as regras mudam sem registro ou ninguém consegue explicar os dados, organize essas condições primeiro. Liste operações, critérios e exceções antes de escolher uma ferramenta.
Precisa executar uma tarefa parecida?
Explique os arquivos, o sistema e o resultado de que sua empresa precisa. A Tervoa avalia projetos de organização de dados, configuração e automação, com escopo e investimento definidos antes de começar.
