Como conciliar contas a pagar
Para cada débito, procure a obrigação correspondente e compare fornecedor, documento, valor, conta e datas. O vencimento pode ser diferente da data em que o pagamento apareceu no banco.
- fornecedor
- documento
- valor
- vencimento
- data de pagamento
- conta
- histórico
Casos comuns
Um débito pode quitar um título ou reunir vários. Uma obrigação também pode ser paga em partes. Juros, multas e descontos precisam de explicação antes da baixa.
Como conciliar contas a receber
Associe cada crédito ao título ou evento de origem. Use os identificadores e os documentos disponíveis para diferenciar recebimentos de mesmo valor.
- Pix
- boleto
- transferência
- cartão, em fluxos específicos
- depósitos
- outros meios suportados
Recebimento sem identificação
Mantenha o crédito pendente até identificar a origem. Não atribua o recebimento a um cliente apenas para eliminar a diferença.
Recebimento agrupado
Um crédito pode corresponder a vários títulos. Confira o grupo e as regras da liquidação antes de confirmar.
Recebimento parcial
Registre a parcela identificada e confira o saldo que continua aberto. O valor total do título não deve ser baixado sem evidência.
Como tratar Pix
Use identificadores, valor, data e informações do processo para associar o Pix ao evento correto. A rapidez da liquidação não elimina essa conferência.
Como tratar boletos
Considere liquidação, tarifas e agrupamentos conforme os registros da cobrança. Verifique o valor efetivo e a referência dos títulos.
Como tratar transferências
Uma transferência entre contas próprias deve ser reconhecida nos dois lados. Ela não é, por si só, receita ou despesa.
Como evitar baixa duplicada
Mantenha a origem da baixa e os identificadores usados. O sistema precisa impedir que o mesmo evento seja aplicado novamente ao reprocessar arquivo ou integração.
- controle idempotência
- use identificadores
- registre origem da baixa
- bloqueie reprocessamento
- monitore importações
- revise integrações
Como automatizar AP/AR + conciliação
O fluxo pode conectar títulos, movimentos bancários, comparação, baixa e fila de exceções. A baixa automática depende de uma regra segura e aprovada; candidatos ambíguos seguem para revisão.
Quais indicadores acompanhar?
Acompanhe títulos vencidos, créditos sem baixa, débitos sem obrigação identificada e pendências antigas. Observe também falhas de reprocessamento e de correspondência.
- títulos vencidos
- recebimentos sem baixa
- pagamentos sem obrigação
- exceções
- idade de pendências
- taxa de correspondência
- reprocessamentos
Como fechar o mês
Antes de concluir o período, confira contas relevantes, transferências, tarifas, títulos abertos e ajustes aprovados. Defina quem trata cada pendência. A Tervoa pode avaliar o fluxo de dados e sua automação; a gestão e as decisões financeiras permanecem com a empresa.
- todas contas relevantes conciliadas?
- pendências justificadas?
- títulos abertos coerentes?
- transferências conferidas?
- tarifas registradas?
- ajustes aprovados?
- relatórios atualizados?
Precisa executar uma tarefa parecida?
Explique os arquivos, o sistema e o resultado de que sua empresa precisa. A Tervoa avalia projetos de organização de dados, configuração e automação, com escopo e investimento definidos antes de começar.
